¿Cuándo y cómo automatizar tu negocio?
Muchos nos preguntan cuándo es el momento adecuado para comenzar a automatizar sus operaciones. Siempre les decimos que esto debe ocurrir cuando las tareas diarias de su negocio sean similar a las tareas de trabajar en una línea de ensamblaje: cada día realizando las mismas acciones, en el mismo orden, con las mismas herramientas. Todo altamente predecible y cada tarea nueva es una réplica del día anterior.
Al igual que las líneas de ensamblaje son optimizadas por máquinas para aumentar la eficiencia y consistencia, tus actividades diarias pueden beneficiarse de la automatización cuando alcanzan este nivel de repetición. Cuánto tiempo deberías invertir en automatización depende de la frecuencia con la que realizas estas tareas.
Según XKCD: si realizas una tarea varias veces al día, puedes invertir un poco de tiempo en hacerla más rápida.
Esto significa que si haces algo todos los días y quieres reducirlo en un minuto, puedes permitirte pasar un día entero haciendo esos ajustes.
Si lo haces cinco veces al día, podría valer la pena pasar hasta seis días haciéndolo más rápido. Pero si es una tarea que haces una vez al mes, no pases más de una hora tratando de acelerarla: simplemente no vale la pena.
Para una persona, la idea de pasar un día entero solo para ahorrar unos minutos durante los próximos cinco años puede no parecer el mejor uso del tiempo. Sin embargo, en un contexto empresarial, donde pequeñas ineficiencias pueden multiplicarse entre docenas o cientos de empleados varias veces al día, el escenario cambia dramáticamente.
Por ejemplo:
1 minuto/evento * 1 evento/persona/día * 1 persona * 240 días laborables/año * 1 año hasta el ROI positivo = 240 minutos = 4 horas
Podrías pensar que ahorrar cuatro horas al año por persona no es mucho, pero si lo extiendes a 100 personas, estás hablando de una diferencia real.
Y si consideras el lado financiero, los números son bastante reveladores. Con el salario anual promedio en EE. UU. de $59,428 (según Forbes), un empleado que pierde cuatro horas por día en tareas ineficientes podría costar a la organización más de $27,428 cada año. Para una organización de 100 empleados, este gasto podría dispararse a más de $2.74 millones.
Eso es una gran cantidad de recursos que podrían destinarse a trabajos más valiosos con la configuración de automatización adecuada.
¿Por qué automatizar tus procesos empresariales?
Ahora, ¿Cómo podemos ser más específicos e identificar qué podemos automatizar por proceso? Esto es lo que uso y recomiendo:
Repetición y eficiencia: claves para decidir
Cuánto más repetitiva sea una tarea, más justificación tiene su automatización. Es clave evaluar qué procesos consumen más tiempo y generan costos innecesarios.
Ejemplo práctico: tiempo y recursos ahorrados
Reducir incluso unos minutos de una tarea repetitiva puede generar ahorros significativos, especialmente si involucra a múltiples empleados.
Pasos para identificar procesos automatizables
Paso 1: Desglosa cada proceso en pasos
Para saber qué puedes automatizar, debes entender qué está pasando con tus procesos actuales. Desglosa cada tarea en tu organización en pasos más pequeños. Dibuja un diagrama de flujo utilizando una herramienta de pizarra digital como Miro, o usa papel y lápiz para mapear todo y obtener una vista general de cómo funciona todo.
¿Cómo?
•Identifica los procesos que deseas evaluar.
•Detalla todos los pasos dentro de cada proceso.
•Asigna quién es responsable de cada paso.
•Lista las herramientas necesarias para cada proceso.
Paso 2: Calcula el costo de ejecutar cada proceso
Una vez que hayas delineado todos los procesos, el siguiente paso es averiguar cuánto te cuesta cada uno. Vamos a desglosarlo usando el tiempo como nuestra unidad.
¿Cómo?
•Anota el tiempo que toma completar cada proceso una vez.
•Estima con qué frecuencia y en qué período (por ejemplo, 7 veces a la semana).
•Normaliza el resultado para facilitar la comparación de procesos (como especificarlo en términos de horas mensuales).
Paso 3: Evalúa el potencial de automatización
Ahora que tienes todos los detalles del proceso y las métricas de tiempo, evalúa el potencial de automatización. Observa cada paso detenidamente e identifica tareas que se repiten regularmente y son fáciles de predecir. Estas son las tareas perfectas para la automatización. Aquí tienes un par de ejemplos:
- Ingreso de datos: completar formularios, como un formulario de incorporación para un nuevo miembro del equipo, donde esta información va a múltiples herramientas.
- Mensajes predefinidos: notificaciones y recordatorios automáticos. Notificaciones y recordatorios automáticos, como el aniversario de un equipo, se envían a un canal de Slack para que lo vea toda la empresa.
- Iniciar acciones en otros sistemas: por ejemplo, cambiar el estado de un proyecto en Notion y crear una carpeta en Google Drive.
¿Cómo?
•Determina la porción del tiempo del proceso que se eliminaría mediante la automatización.
•Multiplica este porcentaje por el resultado del paso 2 para calcular el tiempo total ahorrado.
Paso 4: Calcula el ROI
Finalmente, determina el punto de equilibrio y el retorno de inversión (ROI) esperado para implementar la automatización. Considera el tiempo y los recursos necesarios para la configuración, equilibrados con el tiempo ahorrado por la automatización.
¿Cómo?
Punto de equilibrio (en meses) = Tiempo de implementación / Tiempo total ahorrado * Mes
Después del punto de equilibrio, la automatización comienza a proporcionar un ROI positivo.
Ejemplo práctico de automatización
Vamos a simplificar el proceso de gestionar nuevas consultas de clientes mediante la automatización.
Simplificar la gestión de consultas de clientes
Imagina un escenario donde los clientes se comunican con tu negocio a través de un simple formulario en línea. Una vez enviado, reciben instantáneamente correos electrónicos personalizados que los guían a través de los siguientes pasos, ya sea una nota de agradecimiento o información detallada sobre los servicios.
Detrás de escena, a medida que llegan las consultas, tu sistema alerta automáticamente a tu equipo a través de Slack y actualiza tu base de datos de proyectos en Notion. Esto asegura que todos se mantengan al tanto y puedan interactuar rápidamente con los nuevos clientes.
ROI de la automatización en tareas específicas
Ahora, desglosamos el cálculo del ROI:
Paso 1: Desglosa cada proceso en pasos
•Los clientes envían un formulario en línea.
•Se envían correos electrónicos automáticos a los clientes.
•Se envían notificaciones al equipo a través de Slack.
•Se crean proyectos en Notion.
Paso 2: Calcula el costo de ejecutar cada proceso
Supongamos que el equipo dedica 20 horas mensuales a gestionar consultas.
•Costo de mano de obra: $25/hora
•Costo mensual = 20 horas * $25/hora = $500
Paso 3: Estima cuánto de la carga de trabajo podría ser automatizada
Asumamos que la automatización puede reducir en un 70% el tiempo dedicado a gestionar consultas.
•Tiempo ahorrado por mes = 20 horas * 70% = 14 horas
Paso 4: Calcula el ROI
•Tiempo de implementación para la automatización: 30 horas
•Punto de equilibrio (en meses) = 30 horas / 14 horas ahorradas por mes ≈ 2.14 meses
•Después de aproximadamente 2.14 meses, la automatización comienza a proporcionar un ROI positivo.
Conclusión: ¿Vale la pena automatizar?
Aunque no todos los aspectos de tu negocio se pueden automatizar, es probable que haya áreas significativas donde la automatización podría beneficiarte enormemente.
Entonces, la próxima vez que estés debatiendo si deberías automatizar tareas como actualizar los protocolos de contacto con clientes o explorar nuevas herramientas de gestión de proyectos, y te preguntes, “¿Vale la pena?”, la respuesta probablemente sea sí, incluso para un equipo pequeño.
Y si te sientes inseguro o abrumado por el proceso, charlemos y exploremos cómo podemos ayudarte.
Aquí puedes agendar una sesión con nosotros para guiarte en el proceso de automatización de tu negocio.
