Tu cerebro no es un sistema de gestión de conocimiento.
Y sin embargo, la mayoría de las empresas dependen del cerebro de una sola persona (generalmente el fundador) para mantener todo funcionando sin problemas.
Esa es una receta para el caos.
Hablemos del conocimiento institucional y por qué documentarlo es la mejor póliza de seguro para tu negocio.
¿Qué sucede cuando las personas clave se van?
Aquí tienes un escenario típico:
- Tu mejor empleado presenta su renuncia
- Prometen un "traspaso sin problemas" 🤣
- Te entregan un documento de Google lleno de puntos y bromas internas
... ¿y se supone que debes reconstruir Roma con eso?
La verdad es que la mayoría del conocimiento crítico no está escrito. Vive en conversaciones de Slack, llamadas rápidas y en la mente de las personas. ¿Y cuando esas personas se van?
También se va tu ventaja competitiva.
¿Qué es realmente el conocimiento institucional?
No son solo procedimientos y documentos de políticas.
Es cómo Roxana de operaciones sabe qué proveedor debes evitar.
Es por qué José en desarrollo se salta el paso 3 del proceso (porque el paso 3 está roto).
Es cómo tu equipo simplemente sabe el tono de voz que adoran tus clientes.
En otras palabras:
- Conocimiento explícito = lo que está escrito
- Conocimiento implícito = lo que se entiende
- Conocimiento tácito = lo que se siente y se gana con la experiencia
Necesitas los tres para dirigir un negocio sin problemas.
Por qué creo que cada equipo debería actuar como si fuera temporal
Ahora dirijo un negocio con mi hermano, pero si yo desapareciera por una semana, mis procesos seguirían funcionando.
Porque trato todo como si tuviera que traspasarlo.
- Documento los flujos de trabajo de los clientes.
- Creo plantillas para contenido y entrega.
- Dejo notas para mi yo del futuro (porque ella también olvida cosas 😅).
No porque sea una controladora. Porque sé que la claridad escala. El caos no.
Cómo puedes empezar a preservar el conocimiento institucional (sin crear una wiki que nadie lee)
- Empieza poco a poco
- Documenta lo que haces después de hacerlo.
- Tella (Loom) > configuraciones complicadas de Notion.
- Crea "paquetes de inicio" para roles clave
- Piensa en kits de incorporación, pero más interesantes.
- Añade videos, manuales, incluso plantillas de correo electrónico.
- Realiza capacitación cruzada
- Nadie debería ser el único que sabe cómo funciona algo.
- Haz que compartir conocimiento sea parte de tu cultura, no solo algo ocasional.
- Convierte el conocimiento silencioso en conocimiento sonoro
- ¿Ese "truco" que usa tu equipo de soporte? Escríbelo.
- ¿Esa solución alternativa en Figma? Grábala.
- ¿Esa perspectiva del cliente de una llamada de ventas? Compártela con marketing.
- Construye una cultura que recompense compartir, no acaparar
- Celebra a las personas que hacen que otros mejoren.
- Compartir no es solo amable, es estratégico.
En resumen: Tu memoria no es una estrategia
No necesitas una base de conocimientos de 200 páginas para mañana.
Pero necesitas empezar hoy. Porque si tu negocio depende de que la gente sepa cosas...
Más vale asegurarte de que ese conocimiento no se vaya por la puerta.
PD: Empieza con la próxima tarea que hagas hoy.
Grábala. Documéntala. Compártela. Tu yo futuro (y tu equipo) te lo agradecerán.
¿Tienes una Startup y quieres obtener 6 meses de Notion + IA gratis?
En The Workflow Company somos Partners Solutions de Notion, y todos nuestros clientes pueden obtener:
- 6 meses de Business Plan gratis.
- 6 meses de Notion IA ilimitada.
