Hace un tiempo, cuando trabajaba en una empresa en crecimiento en Aruba, me encontré en un lío familiar: demasiadas herramientas, muy poca claridad.
Teníamos Asana para gestión de proyectos, Google Docs para notas, Slack y WhatsApp para las conversaciones.
Suena organizado, ¿verdad? No lo era.
Cada día parecía una búsqueda del tesoro:
- "¿Dónde está ese documento de la semana pasada?"
- "¿Actualizamos el seguimiento del cliente?"
- "Espera, ¿esto no estaba en Asana?"
En lugar de trabajar de verdad, nos ahogábamos en notificaciones, escarbando entre archivos y cambiando constantemente entre aplicaciones.
Sabía que tenía que haber una mejor manera.
Así que me propuse probar otras herramientas, buscando una donde las ideas, proyectos y procesos pudieran realmente convivir.
Fue entonces cuando encontré Notion, y todo encajó.
Comencé a promover Notion en el trabajo, intentando que el equipo se sumara. Más tarde, cuando renuncié y comencé mi propio negocio, Notion estuvo ahí desde el primer día. Se convirtió en la columna vertebral de cómo manejaba las operaciones, gestionaba clientes y mantenía todo en un solo lugar.
Por supuesto, todavía me gusta probar lo que hay disponible: Monday, Trello, ClickUp. Me mantengo curiosa. Pero Notion sigue siendo mi primera opción.
Si eres fundador, jefe de personal o líder de equipo y te preguntas, "¿Debería usar Notion o ClickUp?"
Déjame explicártelo: sin rodeos.
La perspectiva general: ¿Para qué sirven estas herramientas?
Tanto Notion como ClickUp dicen ser herramientas "todo en uno".
Pero decir que son lo mismo es como decir que un iPad y una MacBook son iguales solo porque ambos tienen pantallas.
Notion → Un centro de conocimiento y espacio de trabajo. Piensa en él como un Lego para la productividad: los equipos pueden construir exactamente lo que necesitan, ya sea una wiki empresarial, un seguimiento de proyectos o un centro completo de operaciones.
ClickUp → Una potente herramienta de gestión de tareas y proyectos. Es como JIRA con esteroides, pero más fácil de usar. Si un equipo se orienta a plazos, dependencias y planificación de sprints, ClickUp está hecho para eso.
🚀 ¿La diferencia clave?
👉 Si tu equipo batalla con el conocimiento disperso, el caos en la incorporación de personal y la falta de una fuente única de verdad, Notion es la mejor opción.
👉 Si tu equipo vive y muere por los plazos, los flujos de trabajo estructurados y las dependencias, ClickUp es tu mejor aliado.
Primeros pasos: configuración y primeras impresiones
La primera hora dentro de una nueva herramienta marca la pauta.
Cuando un equipo abre Notion por primera vez, se encuentra con una página en blanco. Pueden construir desde cero o usar una plantilla, pero no hay una estructura predefinida. Esto es excelente para la personalización, pero puede resultar abrumador para los equipos que buscan un sistema listo para usar.
ClickUp adopta un enfoque diferente. Desde el momento en que un equipo inicia sesión, ve Bandeja de entrada, Tareas, Documentos y Tableros—todo perfectamente organizado. Proporciona plantillas y flujos de trabajo predefinidos, facilitando la gestión inmediata de proyectos.
👉 Si un equipo quiere estructura desde el primer día, ClickUp facilita más la incorporación.
👉 Si la flexibilidad y personalización son prioridades, Notion es mejor.
Personalización y flexibilidad
ClickUp se siente estructurado desde el primer momento.
✅ ¿Tableros? Preconfigurados.
✅ ¿Estados de tareas? Ya establecidos.
✅ ¿Automatizaciones? A unos pocos clics.
Es excelente para comenzar rápido.
Pero al intentar adaptar ClickUp a lo que tu equipo realmente necesita—por ejemplo, un centro de conocimiento + seguimiento de proyectos todo en uno— empiezas a ver cómo ClickUp se desmorona.
ClickUp permite personalización, pero solo dentro de su sistema predefinido.
Cuanto más profundizan los equipos, más sienten que están luchando contra la herramienta en lugar de trabajar con ella.
Con Notion, las cosas son diferentes:
✅ Los equipos pueden construir espacios de trabajo personalizados que realmente se ajusten a sus flujos de trabajo.
✅ Las bases de datos relacionales vinculan proyectos, tareas y documentación sin problemas.
✅ Las herramientas integradas como Miro, Google Docs y Figma mantienen todo en un solo lugar.
👉 Notion = La herramienta se adapta al equipo.
👉 ClickUp = El equipo debe adaptarse a la herramienta.
Gestión de tareas y proyectos: la ventaja de ClickUp
ClickUp es una potencia en gestión de tareas.
✅ Estados personalizados.
✅ Diagramas de Gantt.
✅ Seguimiento de tiempo integrado.
Hace todo lo que un gestor de proyectos sueña.
¿Notion? Puede manejar el seguimiento de tareas, pero requiere configuración manual.
👉 Si un equipo necesita planificación de proyectos estructurada lista para usar, ClickUp gana.
👉 Si la flexibilidad es más importante que la estructura, Notion funciona perfectamente.
Gestión del conocimiento: Notion gana, sin discusión.
Uno de los mayores desafíos en cualquier equipo es mantener el conocimiento accesible.
Debe haber un lugar para:
✅ POEs y wikis (para que los procesos no queden enterrados en Slack).
✅ Centros de proyectos de clientes (para que las notas de reuniones y documentos permanezcan en un solo lugar).
✅ Una base de conocimiento central (para que los nuevos empleados no anden buscando información).
ClickUp tiene una función de Documentos, pero se siente secundaria—útil si está vinculada a tareas pero no como un sistema de conocimiento independiente.
Notion, por otro lado:
✅ El conocimiento se vuelve centralizado y estructurado.
✅ Las wikis, POEs y notas de reuniones son fáciles de buscar y actualizar.
✅ Todo el equipo puede encontrar información al instante.
👉 Para la gestión del conocimiento, Notion es claramente el ganador.
Colaboración y comunicación
Tanto Notion como ClickUp ofrecen funciones de colaboración, pero atienden diferentes necesidades.
🔹 Notion es mejor para el trabajo profundo. Los equipos pueden dejar comentarios, hacer sugerencias y colaborar de manera asíncrona. Hay menos notificaciones, lo que significa menos distracciones.
🔹 ClickUp está construido para la colaboración en tiempo real. Tiene chat integrado, notificaciones y discusiones basadas en tareas, lo que lo hace ideal para equipos que necesitan actualizaciones constantes.
👉 Si un equipo trabaja de forma asíncrona y valora la concentración profunda, Notion gana.
👉 Si un equipo necesita colaboración en tiempo real, ClickUp es mejor.
Veredicto final: ¿cuál deberías elegir?
Fortalezas | ClickUp | Notion |
Características | Construido paragestión de tareas y proyectoscon potente automatización, dependencias y seguimiento de tiempo. | Espacio de trabajotodo en unoflexible para wikis, seguimiento de proyectos y gestión del conocimiento. |
Creación de documentos | Tiene unafunción de Documentos, pero se siente secundaria—mejor para adjuntar documentos a tareas que para crear una base de conocimiento independiente. | El mejor para documentación—wikis, POEs y centros de conocimiento interno son fáciles de construir, organizar y buscar. |
Comunicación en equipo | Incluyechat integrado, comentarios en tareas y notificaciones en tiempo realpara discusiones de proyectos. | Colaboración asíncronacon comentarios, menciones y páginas compartidas—mejor para el trabajo profundo. |
Tableros e informes | Potentesherramientas de informescon tableros personalizados, vistas de carga de trabajo y análisis. | Los tableros requieren configuración manual;bases de datos y vistas vinculadasproporcionan informes, pero no tan extensos. |
Integraciones | Más de 1,000 integraciones, incluyendo Slack, Google Drive, Zoom y Zapier. | Conjunto creciente de integraciones;API y herramientas de tercerospermiten flujos de trabajo personalizados. |
Precios | Plan gratuito disponible;planes pagados desde $10/usuario/mes. | Plan gratuito disponible;planes pagados desde $8/usuario/mes. |
Interfaz | Lleno de funciones pero puede resultarsaturado y abrumadorpara nuevos usuarios. | Diseño minimalista y limpio—fácil de navegar pero requiere configuración. |
Facilidad de uso | Potente pero tiene unacurva de aprendizaje pronunciadadebido a sus extensas funciones. | Fácil de empezar, pero las configuraciones complejas pueden requerir aprender sobre bases de datos y relaciones. |
Personalización | Gestión de tareas altamente personalizable perolimitado más allá de los flujos de trabajo de proyectos. | Totalmente personalizable—los equipos pueden construir flujos de trabajo, bases de datos, wikis y tableros desde cero. |
Estética | Aunque funcional, la interfaz puede sentirsesaturadadebido a la abundancia de funciones. | Conocido por suatractivo estético, ofreciendo un espacio de trabajo visualmente agradable y organizado. |
Gestión de tareas | Diseñado con enfoque engestión de tareas, ofreciendo funciones como seguimiento de tiempo, tareas recurrentes y múltiples vistas de tareas. | Principalmente unaaplicación de toma de notasque se ha expandido a la gestión de proyectos; puede requerir más configuración para una gestión efectiva de tareas. |
Toma de notas | Proporciona capacidades básicas de toma de notas dentro de tareas y documentos. | Sobresale entoma de notas y vinculación de documentos, haciéndolo ideal para crear bases de conocimiento completas. |
🚀 Elige Notion si:
- Tu equipo necesita un espacio de trabajo todo en uno para documentos, wikis y seguimiento de proyectos.
- La flexibilidad y personalización son más importantes que los flujos de trabajo rígidos.
- Quieres una fuente única de verdad para el conocimiento y la colaboración.
⚡ Elige ClickUp si:
- Tu equipo gestiona proyectos complejos con plazos estrictos.
- Necesitas automatización, dependencias e informes integrados.
- Tu equipo está enfocado en tareas y necesita flujos de trabajo estructurados.
He probado ClickUp, pero Notion sigue siendo mi herramienta de elección para mi empresa, porque elimina la sobrecarga de herramientas y mantiene todo centralizado.
Para la mayoría de los equipos, Notion es la elección más inteligente—pero si estás ejecutando sprints de proyecto estrictos, ClickUp podría valer la pena combinarlo con él.
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