Si tu organización es como la mayoría, probablemente recopila una gran cantidad de datos. Cada año, la cantidad de datos guardados en varios sistemas crece exponencialmente. Toda esta información ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones y hacer proyecciones más precisas, lo que lleva a un uso más inteligente de los recursos y mayor potencial de ingresos.
Pero aquí está el asunto... recopilar mucha información es una cosa, y conectar los puntos entre todos esos datos es otra.
He notado que la información a menudo se dispersa entre diferentes sistemas en las empresas, lo que crea silos de información que realmente dificultan su capacidad para compartir conocimientos críticos.
¿Qué son los silos de información y por qué deberían importarte?
Un "silo de información" es cuando los datos y el conocimiento quedan atrapados dentro de un equipo o departamento, dificultando que otros en la empresa puedan acceder a ellos. A veces estos silos se construyen a propósito por razones de seguridad, pero generalmente, suceden por accidente.
Por ejemplo, si los datos de ventas y servicio al cliente se mantienen en silos separados, cada departamento no puede entender completamente cómo los clientes interactúan con la empresa en diferentes etapas.
¿Cómo se forman los silos de información?
Los silos de información suelen ocurrir debido a tecnología obsoleta, procesos engorrosos o una falta de cultura de documentación empresarial. Los diferentes equipos suelen terminar trabajando en sus propias burbujas, usando sus propias herramientas y persiguiendo sus propios objetivos sin considerar cómo su información podría ayudar a otros. Es como si todos estuvieran en su propio mundo. Y sin buena comunicación y trabajo en equipo, nadie sabe realmente lo que están haciendo los demás.
Es un caso clásico donde todos están demasiado absortos en sus propias tareas como para ver el panorama completo.
Y si esto no se aborda correctamente, podría llevar a problemas serios como:
Colaboración limitada Los equipos pierden oportunidades de trabajar juntos, desperdiciando tiempo y esfuerzo. Los datos muestran que los equipos pierden más de 20 horas al mes debido a una colaboración y comunicación deficientes.
Pérdida de conocimiento Cuando la información no se comparte, es fácil que se pierda. Si los datos están solo en un sistema y ese sistema se reemplaza, pueden desaparecer ideas valiosas.
Trabajo duplicado Sin visibilidad de lo que otros están haciendo, los equipos podrían recrear los mismos informes o trabajar en el mismo problema sin saberlo.
Experiencia inconsistente del cliente Múltiples equipos interactuando con clientes sin información compartida lleva a una experiencia desarticulada y confusa para el cliente.
¿Cómo puedes derribar los silos de información?
Crear una única fuente de verdad
Ya podrás adivinar qué herramienta estoy pensando para esto: → Notion 😂
Realmente creo que Notion puede actuar como el centro de conocimiento central de tu empresa.
En su esencia, Notion está diseñado para la colaboración y destaca por su modularidad. La información está estructurada en bloques que puedes reorganizar y vincular fácilmente, brindándote una base de conocimiento altamente personalizable que se adapta a las necesidades específicas de tu empresa.
Fomenta la colaboración fluida, derribando silos y mejorando la productividad del equipo.
Algunas formas en las que puedes usar Notion como centro de gestión del conocimiento empresarial y romper los silos de información son:
Tener un centro empresarial
Puedes crear un centro empresarial para reunir toda la información importante de tu empresa en un solo lugar para tus empleados. Cada sección, como los "Objetivos de la empresa", "Incorporación del equipo" o "directorio de empleados", tiene su propia página, lo que facilita que todos encuentren lo que necesitan.
Establecer una ubicación centralizada para reuniones en tu equipo
Crea un espacio dedicado donde los empleados puedan reunirse, discutir y documentar información de varios tipos de reuniones. Ya sean discusiones ad hoc, sincronizaciones semanales, planificación de sprints o reuniones diarias, cada tipo de reunión puede tener su propia página. Además, puedes relacionar estas reuniones con proyectos o departamentos específicos, permitiendo que la información relevante aparezca automáticamente en esas páginas de proyectos o departamentos.
Construir un calendario de contenido para realizar seguimiento de todas las iniciativas del equipo de marketing
Usa Notion como tu KMS de contenido para mantener organizados todos tus medios, ya sea un nuevo post para tu blog o redes sociales, un episodio de podcast o un video promocional. Puedes ir desde el borrador hasta listo para publicar en la misma página, colaborar con otros miembros del equipo y siempre saber quién está a cargo de qué.
Desarrollar un centro de conocimiento empresarial: Wiki.
Crea un punto de referencia donde todos puedan acceder fácilmente a información importante como SOPs, mejores prácticas, guías de herramientas, políticas y más.
Un CRM
Construye un CRM empresarial en Notion para gestionar todas tus relaciones con clientes y procesos de ventas.
Y si es necesario, sincronízalo con otras herramientas como HubSpot a través de plataformas de automatización como Make.com y Zapier. De esta manera, tu equipo de ventas puede concentrarse únicamente en las ventas mientras la información se sincroniza en Notion para que otros equipos la utilicen.
La idea es que aunque tu equipo use otras herramientas, todo se sincronice de vuelta a Notion, creando una única fuente de verdad a la que todos pueden acceder fácilmente con los permisos adecuados.
Establecer flujos de trabajo claros
Otra cosa que puedes hacer para romper los silos de información, además de hacer de Notion tu única fuente de pensamiento, es establecer flujos de trabajo claros para que todos sepan cómo y cuándo compartir y documentar información. Por ejemplo, en Notion, puedes usar plantillas de base de datos para establecer una plantilla predeterminada cuando el equipo necesite crear SOPs, mejores prácticas, políticas y más.
Fomentar la Colaboración Interfuncional
Por último, es importante crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos trabajando con otros equipos para resolver problemas. Interfuncional. Fomenta la comunicación abierta y las interacciones regulares entre diferentes departamentos.
Para apoyar este tipo de cultura colaborativa, establece el hábito de documentar todo en tu empresa. Cuando la documentación es una parte regular de tu flujo de trabajo, todos se mantienen en la misma página y tienen acceso a la misma información. Lo cual ayudará a reducir los silos de información.
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