Automatización de procesos: guía para ahorrar tiempo y esfuerzo
Aceptémoslo: a todos nos gustaría aprender la automatización de procesos pero no todos sabemos por dónde empezar… hasta que descubres la herramienta que hace posible que esa tarea recurrente que te tomaba 30 min. al día ahora te tome tan solo dos clics.
Y luego pasa que sigues investigando -porque ahora tienes 30 min. que has ganado en tu día- y descubres que puedes automatizar procesos más complejos como seguimiento a tareas, envío de correos de bienvenida a nuevos clientes, obtener más leads para tu campaña o hacer que cada vez que tienes contacto con un cliente le llegue una mensaje a tu equipo sobre los puntos tratados a través de Slack.
Pasas de ganar 30 min. en el día a ganar, probablemente, un día entero. Y eso que no contamos el tiempo ahorrado para el resto de tu equipo.
Si eres de los que pasaba una gran parte del tiempo pensando qué le gustaría hacer pero no tenía los recursos técnicos para hacerlo o no sabía por dónde empezar, en este artículo te compartiremos esa herramienta que tanto necesitabas.
¿Por qué automatizar procesos es clave para tu productividad?
Automatizar procesos no solo te ayuda a ahorrar tiempo, sino que también optimiza el flujo de trabajo, mejora la precisión y reduce errores humanos. Imagina cuánto podrías lograr si pudieras liberar horas al día para enfocarte en actividades estratégicas en lugar de tareas repetitivas.
Beneficios de la automatización en el día a día
- Ahorro significativo de tiempo.
- Reducción de costos operativos.
- Incremento en la productividad del equipo.
- Mayor precisión en tareas repetitivas.
Ejemplo práctico: ganar tiempo con tareas recurrentes
Supongamos que automatizas el seguimiento de correos de clientes. Una tarea que antes te tomaba 30 minutos al día ahora puede completarse con un clic, lo que se traduce en horas adicionales cada semana para enfocarte en decisiones importantes.
¿Qué es Make y cómo facilita la automatización de procesos?
Hablemos de Make, una de las plataformas líderes en automatización de flujos de trabajo que te permite conectar tus apps web favoritas y automatizar las tareas repetitivas.
Principales características de Make
- Conexión con cientos de aplicaciones.
- Interfaz amigable y accesible.
- Versión gratuita con funcionalidades robustas.
- Ideal para tareas de contabilidad, comunicación interna y publicaciones en redes sociales.
Ya sea que quieras usarlo para tu contabilidad, comunicación interna, publicaciones en RS, notificación a equipos o tu día a día.
Comparativa: Make vs. otras herramientas
Aunque existen muchas otras plataformas que cumplen esta misma función, luego de una exhaustiva comparación, Make ofrece más opciones en su versión gratuita que competidores como Zapier o IFTTT.
Entonces, ¿qué puedes hacer con todo esto y cómo puedes empezar?
Pasos para identificar procesos que puedes automatizar
Si estás considerando automatizar, estos son los pasos que debes seguir:
A continuación, te compartiremos todos los pasos que debes seguir para descubrir qué procesos puedo automatizar y evaluar si vale hacerlo o no. (Te recomendamos hacer todo esto usando Notion):
- Haz una lista de todas las acciones/procesos/tareas que haces en tu trabajo durante la semana. Sepáralas por día.
- Selecciona las que se repiten más de dos veces y asígnales una categoría por área o función (puedes ayudarte distinguiéndolas por colores).
- Escribe el proceso que sigues en cada una y revisa si es el mismo en los días que se repite.
- A un lado, escribe las aplicaciones que usas para cumplir cada etapa del proceso.
- Entra a Make y revisa si trabajan con todas esas apps.
- Si hasta este punto todo está ok, ¡felicitaciones! ¡Solo te queda crear la automatización!
Puedes repetir este proceso por cada aspecto o área en tu vida.
Estoy seguro que mientras has seguido este proceso has ido encontrando otros aspectos de tu vida donde también tienes acciones recurrentes que te gustaría automatizar.
Usa esta poderosa herramienta con sabiduría para empezar a automatizar tus procesos, o para iniciar en este mundo y, posteriormente, descubrir tu herramienta ideal.
Otras herramientas útiles para la automatización
Si Make no se adapta a tus necesidades o es demasiado complejo para ciertas tareas, considera explorar estas opciones:
Zapier: facilidad y versatilidad
Zapier es ideal para quienes buscan una interfaz simple con integraciones para miles de aplicaciones.
IFTTT: automatizaciones simples y efectivas
IFTTT destaca por su facilidad de uso y enfoque en automatizaciones específicas y sencillas.
Y si te sientes inseguro o abrumado por el proceso, charlemos y exploremos cómo podemos ayudarte.
Aquí puedes agendar una sesión con nosotros para guiarte en el proceso de automatización de tu negocio
