Don Salazar es una empresa peruana de café de especialidad que cubre toda la cadena de valor: siembra y cosecha en su finca en Villa Rica, procesamiento y envasado en Lima, y preparación en tiendas propias. Su misión es mostrar al mundo la calidad del café peruano, innovando en cada etapa.
Sede
Lima, Peru
Fundado
2017
Industria
Servicios de alimentos y bebidas
Tamaño de la empresa
11-50
Desafío
Antes de implementar la solución, el proceso de apertura de tiendas era completamente desestructurado:
- Documentación dispersa entre Google Drive, Docs, Excel, WhatsApp y correo.
- Falta de un sistema claro para saber qué tareas debía hacer cada persona.
- Sin visibilidad del estado de avance por tienda o por etapa.
- Dificultades para coordinar equipos operativos, administrativos y de RR. HH.
“Cada vez que abríamos una tienda era como empezar de cero. Nadie sabía qué tenía que hacer ni cuándo.”— Arturo, Fundador de Don Salazar
Trabajamos de la mano con Arturo para mapear el proceso real de expansión y detectar fricciones entre áreas. Luego:
- Entrevistamos a stakeholders operativos, administración y RR. HH.
- Mapeamos el flujo actual (no el ideal) y definimos fases, responsables y entregables.
- Diseñamos bases de datos y relaciones en Notion, con lógica de plantillas por fase.
Solución
Construimos un sistema en Notion para estructurar, automatizar y dar visibilidad a todo el proceso de expansión, organizado en 4 fases:
- Hunting (búsqueda del local)
- Proyecto (diseño y planeación)
- Puesta en marcha (ejecución)
- Apertura (inicio de operaciones)
Automatización de tareas por fase
Creamos automatizaciones internas en Notion para que, al mover una tienda de una fase a otra, se generen automáticamente tareas estándar personalizadas según la etapa:
- Checklist de tareas operativas, legales, logísticas y técnicas por cada fase.
- Cada tienda tiene su propia página de seguimiento.
- Las tareas se distribuyen automáticamente entre los miembros del equipo según rol.
Estrategia e implementación
Desde The Workflow Company trabajamos de la mano con Arturo para entender a profundidad el proceso real de expansión de Don Salazar. Identificamos cuatro fases clave:
- Hunting (búsqueda del local)
- Proyecto (diseño y planeación)
- Puesta en marcha (ejecución)
- Apertura (inicio de operaciones)
Con base en esto, diseñamos un sistema completo en Notion para estructurar, automatizar y visualizar todo el proceso.
Automatización de tareas por fase
Creamos automatizaciones internas en Notion para que, al mover una tienda de una fase a otra, se generen automáticamente tareas estándar personalizadas según la etapa:
- Checklist de tareas operativas, legales, logísticas y técnicas por cada fase.
- Cada tienda tiene su propia página de seguimiento.
- Las tareas se distribuyen automáticamente entre los miembros del equipo según rol.
Dashboards personalizados: claridad para todos
Desarrollamos dashboards adaptados a los distintos perfiles del equipo:
- Dashboards personales: cada miembro del equipo ve únicamente las tareas asignadas a él, filtradas por tienda y fase.
- Dashboard de administración (Arturo): vista global que muestra:
- Total de tiendas en proceso
- Estado de avance por tienda
- Tareas completadas y pendientes
- Tiempos de ejecución
- Inversión asociada por tienda
Sistema de reclutamiento con página externa
También creamos una solución simple pero potente para el área de Recursos Humanos:
- Página externa en Notion con los puestos vacantes por tienda.
- Cada puesto tiene su propia subpágina con descripción detallada.
- Formulario de postulación con Tally embebido en cada página.
- Las postulaciones ingresan automáticamente a una base de datos única y se vinculan al puesto correcto.
Desde ahí, el equipo puede:
- Ver candidatos por puesto.
- Hacer seguimiento de estado (contactado, entrevista, descartado, etc.).
- Centralizar toda la información en un solo sistema.
Resultados
- Playbook operativo de expansión: proceso estandarizado en 4 fases con tareas automáticas.
- Roles y responsabilidades claras desde el día uno.
- Visibilidad completa de aperturas, con foco en tiempos e inversión por tienda.
- Ahorro de tiempo y eliminación de trabajo repetitivo y seguimientos manuales.
- Sistema de reclutamiento multi-sede en un solo entorno.
- Un hub único (Notion) como centro de operaciones de expansión.