Utopicode es una startup de HR tech que conecta el mejor talento tecnológico de Latinoamérica con empresas que buscan construir equipos de alto rendimiento. Desde su plataforma, Utopicode simplifica el reclutamiento tech al ofrecer candidatos pre-calificados y procesos de selección optimizados, permitiendo a las empresas armar sus equipos en días, no en meses.
Sede
Mexico
Fundado
2020
Industria
Servicios de capital humano
Fundraising stage
Pre-seed
Tamaño de la empresa
11-50
Desafío
Como toda startup en crecimiento, Utopicode enfrentaba el reto de escalar su operación sin perder control ni calidad. A medida que crecía el número de clientes y vacantes, su equipo se encontró con limitaciones operativas críticas:
- Información fragmentada en múltiples herramientas: la gestión de empresas estaba en Pipedrive, las vacantes en Monday, los candidatos en su plataforma propietaria, y los datos críticos dispersos entre sistemas que no se comunicaban entre sí.
- Procesos manuales y repetitivos: cada vez que terminaban una llamada con un cliente para entender los requerimientos de una vacante, el equipo debía dedicar entre 45 minutos y 1 hora ingresando manualmente toda esa información en sus sistemas.
- Falta de visibilidad sobre métricas clave: sin un sistema integrado de KPIs, era difícil entender cuánto tardaban en cubrir vacantes, cuántos días tomaban sus procesos, y dónde estaban los cuellos de botella.
- Tiempo valioso perdido en tareas administrativas: en lugar de enfocarse en lo que realmente importa —conectar talento con oportunidades— el equipo gastaba horas en trabajo operativo de bajo valor.
Solución
Un hub operativo centralizado en Notion
Diseñamos e implementamos una oficina virtual completa en Notion que actúa como el sistema nervioso central de toda la operación de Utopicode. Este hub integra y centraliza cada componente crítico del negocio:
🏢 Empresas
Base de datos completa con toda la información de los clientes: contactos, contexto de la empresa, necesidades de contratación, historial de vacantes y comunicaciones. Todo en un solo lugar, con vistas personalizadas para diferentes roles del equipo.
📋 Vacantes
Sistema de gestión de vacantes con funnel completo, desde la solicitud inicial hasta el cierre. Cada vacante incluye:
- Descripción detallada del puesto
- Requisitos técnicos (tech stack) y soft skills
- Nivel de urgencia y seniority requerido
- Candidatos participantes en cada etapa del proceso
- Budget, ubicación y modalidad de trabajo
- Timeline y seguimiento detallado
👥 Candidatos
Base de datos centralizada de candidatos con toda su información relevante: perfil técnico, experiencia, vacantes en las que participa, estado en cada proceso, notas de entrevistas y seguimiento detallado de su journey con cada cliente.
📊 KPIs y métricas operativas
Una de las piezas más estratégicas del proyecto fue la creación de un sistema de KPIs que permite al equipo de Utopicode entender operativamente cómo está su negocio:
- Tiempo promedio para cubrir vacantes
- Días que toman sus procesos de reclutamiento
- Embudo de conversión por vacante
- Velocidad de respuesta a clientes
- Eficiencia del equipo
Esto les permite identificar cuellos de botella, optimizar procesos y ser más eficientes para sus clientes, convirtiendo datos dispersos en decisiones estratégicas.
Inteligencia artificial para automatizar procesos
Uno de los componentes más impactantes del proyecto fue la integración de flujos de IA para optimizar y automatizar tareas que antes consumían tiempo valioso del equipo.
Automatización de creación de vacantes con IA
Implementamos un flujo inteligente que revolucionó el proceso de alta de vacantes:
- El equipo de Utopicode tiene una llamada con el cliente para entender sus necesidades
- La conversación se transcribe automáticamente
- Un flujo de IA analiza el transcript y extrae información clave de más de 16 campos:
- Requerimientos: Urgencia, Tech Stack, Soft skills, Process, Red Flags, Needed by, Seniority, Total Vacancies
- Detalles de la vacante: Budget in USD, Location, Nivel de inglés, Años de experiencia, Nivel de dificultad, Scheme, Work Type, Profile
- El sistema crea automáticamente la vacante en Notion con todos los campos completados y estructurados
- De 45-60 minutos de trabajo manual → a completamente automático
Esta automatización no solo ahorra tiempo: también reduce errores, estandariza la información y permite que el equipo se enfoque en actividades de mayor valor como la búsqueda, evaluación y match de talento.
Arquitectura de la solución
- Notion: hub operativo central y fuente única de verdad
- OpenAI/Gemini: procesamiento inteligente de transcripts y extracción de información estructurada
- Make: orquestación de automatizaciones e integraciones entre sistemas
Resultados
Eficiencia operativa dramáticamente mejorada
- De 45-60 minutos a automático: eliminación completa del tiempo de carga manual de vacantes, representando un ahorro de casi 1 hora por vacante
- Centralización total: de información dispersa en 3+ herramientas (Pipedrive, Monday, plataforma propia) a un único hub operativo en Notion
- Más de 16 campos completados automáticamente por IA en cada vacante
Visibilidad
- Vista integral de empresas, vacantes y candidatos en un solo lugar
- Sistema de KPIs en tiempo real para entender el desempeño operativo del negocio
- Métricas clave sobre tiempo de llenado de vacantes y eficiencia de procesos
- Trazabilidad completa de cada proceso de reclutamiento
- Dashboards por rol para diferentes miembros del equipo
Escalabilidad
- El equipo puede gestionar más vacantes simultáneamente sin aumentar el overhead operativo
- Procesos estandarizados que facilitan el onboarding de nuevos miembros
- Infraestructura lista para escalar con el crecimiento de la empresa
- Capacidad de optimizar continuamente basándose en datos reales