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Ainversa no es una agencia común. Es el tipo de estudio que transforma ideas difusas en marcas memorables. Detrás de este proyecto está Laura Posso, una emprendedora que decidió hacer las cosas diferente desde el día uno.
Desde Bogotá, Laura lidera un equipo pequeño pero potente, especializado en diseño gráfico y branding para startups y empresas en crecimiento.
Pero como suele pasar cuando muchas agencias que empiezan a escalar rápido... el caos aparece.
Sede
Bogotá, Colombia
Fundado
2023
Industria
Servicios de diseños
Tamaño de la empresa
2-10 empleados
El reto: más clientes, más solicitudes, más desorden
“Imagínate perder tres horas diarias solo organizando tareas en Excel.”
Así arrancó nuestra primera llamada con Laura.
El equipo de Ainversa no tenía un sistema. Cada cliente pedía cosas por email, por WhatsApp, por donde fuera. Las solicitudes llegaban desordenadas, duplicadas o sin contexto.
No había visibilidad, ni para el cliente ni para el equipo.
“Hacíamos 80.000 Excels espectaculares, pero al final no funcionaban. El cliente no seguía el proceso. Y eso nos desorganizaba todo.”
El resultado:
Clientes confundidos
Diseñadores saturados
Mucho trabajo… mal gestionado
The “esto no puede seguir así” moment.
Laura ya estaba intentando algo. Tenía su propio sistema en Notion para organizar a cada cliente.
Pero no era escalable. Lo que funcionaba para uno… se rompía con diez.
“Tenía cada cliente en su propio Notion. Pero cuando intentamos centralizar todo, nos dimos cuenta que el sistema no daba abasto. Al final, volvimos al Excel. Fue un retroceso.”
Ahí es cuando se acercó a nosotros.
La solución: un sistema a la medida
Cuando conocimos a Laura, sabíamos que no era una implementación más.
Ella tenía claridad, visión y estaba lista para hacer un cambio real.
Y nosotros también.
Creamos un sistema en Notion para:
Centralizar las solicitudes de diseño.
Dar visibilidad interna y externa a los avances.
Organizar recursos y archivos por cliente.
Automatizar notificaciones y tareas repetitivas.
Todo esto… sin hacer que el cliente tuviera que volverse un experto en Notion.
“Hoy el cliente ya sabe que monta la tarea en Notion. Ya existe el proceso. Y visualmente se apoya. Ya no hay correos, ni links sueltos en WhatsApp.”
Los resultados
- De 3 horas diarias organizando tareas → a solo 30 minutos.
- De múltiples correos → a cero emails de solicitud.
- De visibilidad nula → a un dashboard global con toda la operación.
- De decisiones a ciegas → a planificación estratégica basada en carga real.
“Ese momento donde vi todo en el mismo calendario… fue mi parte favorita del proyecto. Ya tengo la dimensión de todo lo que se está ejecutando como compañía.”
Y lo mejor: el cambio no fue solo interno:
“Ahora los clientes son más conscientes de lo que piden y cómo lo piden. Ya no existe esa conversación de ‘tenemos mucho trabajo’. Ahora el cliente mira el calendario y dice: “están llenos” .
Menos caos. Más control. Pero sobre todo: un cambio de cultura.
Cuando le preguntamos a Laura cómo describiría este proyecto, no lo dudó:
“Fue una forma de educación visual. De optimizar tiempos y entregas. Y de centralizar y automatizar procesos creativos sin perder el toque humano.”
Lo que hicimos con Ainversa fue más que “implementar Notion”.
Fue enseñarle al equipo (y a sus clientes) que tener estructura no significa volverse robótico.
Y que la automatización no reemplaza la cercanía… la potencia.
El caso de la automatización con WhatsApp y Notion.
Uno de los momentos más emocionantes para Laura fue ver una automatización sencilla, pero poderosa:
Cuando una tarjeta de diseño pasaba a la etapa “lista para revisión”, automáticamente se enviaba una notificación personalizada al cliente vía WhatsApp o Slack.
Nada de correos.
Nada de seguimientos manuales.
Solo un mensaje claro, directo y en el canal correcto.
Los diseñadores ya no tenían que estar escribiendo correos ni mensajes para avisar que algo estaba listo. El cliente se enteraba en tiempo real, y la información llegaba contextualizada, clara y puntual.
“Antes era una pérdida de tiempo enorme. Ahora todo se hace solo. Y lo mejor es que el cliente lo agradece porque siente que todo fluye.”
Esta pequeña automatización le ahorró al equipo horas semanales de seguimiento manual. Pero más allá del ahorro, les dio algo aún más valioso: foco.
Foco para diseñar.
Foco para pensar estratégicamente.
Foco para crecer sin estar atrapados en tareas operativas.
Y esa fue, quizás, la transformación más importante del proyecto.
¿También tienes una agencia que escala más rápido de lo que tu operación aguanta?
Te ayudamos a transformar tu caos en claridad operativa.
Si lo hicimos para el negocio de Laura, podemos hacerlo para tu negocio también:
“Hoy puedo manejar más clientes. Sin contratar más personas. Solo con un buen sistema.”
