Xertify es una compañía colombiana que se especializa en la emisión y gestión de documentos digitales utilizando tecnología blockchain para garantizar la autenticidad y seguridad de la información. Fundada en 2019, Xertify se dedica a transformar digitalmente las instituciones, especialmente en el sector educativo, facilitando la emisión de certificados, diplomas y otros documentos académicos de manera eficiente y confiable.
Sede
Bogotá, Colombia
Fundado
2019
Industria
Programas de administración educativa
Fundraising stage
Pre-seed
Tamaño de la empresa
11-50 empleados
El desafío
Xertify enfrentaba el desafío de centralizar y optimizar su proceso comercial, ya que carecían de una herramienta eficiente para gestionar clientes, oportunidades y puntos de contacto. Lo que dificultaba el análisis y seguimiento de su área comercial, haciendo menos eficiente su toma de decisiones.
Además, también necesitaban una solución para presentar datos clave a inversionistas, básicamente un Dataroom, ya que estaban en la búsqueda de financiamiento.
Con ese objetivo, nos buscaron para desarrollar una solución a estas necesidades de manera eficiente y escalable.
Nuestro método: Discovery, Análisis, Maquetación y Soluciones.
Nuestro proceso de descubrimiento con Xertify comenzó con entrevistas a su equipo para comprender sus procesos internos a detalle y las herramientas que utilizan. El objetivo principal era identificar áreas de mejora y mapear los procesos actuales para entender donde se podia optimizar utilizando Notion y Make.
Con la información recopilada, diseñamos bases de datos adaptadas a sus necesidades, asegurando la interacción bilateral entre ellas. Presentamos la propuesta preliminar al equipo de Xertify, agregamos su retroalimentación y, tras su aprobación, implementamos la solución.
Un CRM hecho a sus necesidades
Diseñamos un CRM que se centró en integrar varias áreas para optimizar sus operaciones. Uno de los pilares fundamentales fue la creación de una base de datos principal que permita centralizar y organizar toda su información relevante.
Esta base de datos incluía información de clientes, oportunidades comerciales, contactos asociados, productos y puntos de contacto. Esto permitió a Xertify centralizar y visualizar toda la información necesaria de su proceso comercial de manera más eficiente.
Además, desarrollamos reportes y gráficos que les brinden una visión clara de su desempeño comercial. Entre estos, destacamos el reporte de puntos de contacto, que registraba todas las interacciones realizadas con clientes o prospectos clasificadas por canal (como WhatsApp, llamadas, correos o reuniones virtuales).
Para garantizar una experiencia fluida, las bases de datos fueron relacionadas permitiendo que el sistema funcionara como una solución integral en Notion. Esto permitió a Xertify gestionar todo su proceso comercial y generar gráficos dentro de una sola plataforma.
Nuestro impacto
Además del CRM, desarrollamos un Data Room que les permitiera salir a levantar inversión con toda la confianza de tener datos veridicos y bien organizados.
En este Data Room se incluyo información clave como:
- Datos financieros,
- Proyecciones de crecimiento
- Distribución de clientes.
- Análisis de mercado y de la competencia
Este Data Room permitió a Xertify mostrar de manera efectiva datos de su impacto a inversionistas. El Data Room fue un factor decisivo en su estrategia de crecimiento e inversión, ahorrándoles tiempo para recopilar su impacto y mostrarlo a más fondos de inversión de manera dinámica.
Trabajar con The Workflow Company ha sido una experiencia increíble. Gracias a su apoyo, logramos co-crear un CRM en Notion que nos permitió segmentar mejor a nuestros clientes, optimizar la comunicación y tomar decisiones más estratégicas. Además, hemos reducido en un 60% el tiempo dedicado a generar informes, lo que nos ha permitido enfocarnos más en la gestión comercial. Sin duda, su enfoque personalizado y su compromiso han marcado la diferencia en nuestra operación. ¡Gracias, Sebastián y equipo! -Josué Salamanca, Head of sales, Xertify
¿Tu empresa enfrenta retos similares? ¡Déjanos ayudarte! Agenda una reunión con nosotros y descubre las soluciones que podemos diseñar para optimizar tus procesos y escalar tu negocio.