Las empresas con eficiencia, calidad de producción y uniformidad de rendimiento en toda la organización tienen algo en común: consistencia.
Independientemente de la industria, hay varias actividades diarias que deben ejecutarse sin errores ni demoras. Un procedimiento operativo estándar (SOP) es crítico para asegurar que las tareas rutinarias se realicen correctamente de la misma manera cada vez, sin importar quién las complete.
¿Qué es un SOP? Un procedimiento operativo estándar (SOP) es un documento que proporciona instrucciones explícitas para completar una tarea específica. Los SOP difieren de los documentos de procedimientos simples (un documento de proceso describe los pasos necesarios para completar una tarea o proceso). La principal diferencia es que los documentos de procedimientos proporcionan una visión general de alto nivel de un proceso. En cambio, los SOP proporcionan una explicación "en el terreno" de lo que necesita suceder para asegurar que un proceso dado se desarrolle según lo planeado.
Determinar el propósito Antes de comenzar a redactar tu primer SOP, debes tener una idea clara de cuál es su propósito.
Querrás hacer preguntas como:
- ¿Cómo ayudará este SOP a los empleados a trabajar de manera más efectiva y eficiente?
- ¿Cómo mejorará este SOP el rendimiento del equipo?
- ¿Cómo afectará este SOP a los resultados finales?
Para agilizar y optimizar los flujos de trabajo, querrás identificar puntos de dolor u obstáculos existentes dentro de los procesos de tu organización. Esto te ayudará a delinear claramente áreas específicas donde tu equipo podría beneficiarse de tu SOP.
Usar plantillas de SOP El número de SOP necesarios variará enormemente dependiendo de tu organización, industria y el alcance de tus operaciones. Por lo tanto, ¡acumularás cientos, si no miles, de SOP!
Con esto en mente, las plantillas proporcionan un buen punto de partida. Las plantillas no solo te ahorrarán tiempo, energía y batallas de formato innecesarias, sino que también pueden asegurar que los documentos sigan las mejores prácticas y, por lo tanto, cumplan con los estándares de tu industria.
Involucrar la opinión de tu equipo Involucra a tu equipo en el proceso de documentación preguntándoles qué tareas rutinarias son responsables y cómo deben realizarse (solicitar un Loom ayudaría mucho). Una vez que tu borrador inicial de SOP esté completo, consulta a los miembros del equipo que propusieron el procedimiento para que te den su opinión y lo revisen en busca de precisión. Los SOP deben revisarse periódicamente para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados.
Pensar siempre desde la perspectiva del usuario final Escribir procedimientos operativos estándar sin una comprensión clara de cómo se relacionan entre sí con las tareas y la misión, visión y valores generales de tu organización puede ser una receta para el desastre. Ponte en los zapatos de tus empleados y mira qué información necesitan para completar sus tareas. Toda la información que necesitas está allí; solo tienes que verla desde la perspectiva del usuario final.
A prueba de balas tus SOP Una vez que hayas escrito el proceso, necesitas averiguar qué es probable que falle al ejecutar tu SOP. ¿Dónde pueden ir mal las cosas? Supón que estás usando tu SOP para demostrar las mejores prácticas. Puedes probar la validez y consistencia del proceso haciendo diferentes escenarios de prueba en tu proceso para ver si cada paso funciona sin problemas. También puedes probar tus SOP con tu equipo. Esto puede ayudar a revelar cualquier ambigüedad o errores que quizás no hayas notado.
Entrenar a tu equipo Independientemente de cuán experimentados o especializados sean los miembros actuales de tu equipo, necesitarán ser capacitados cuando se implementen nuevos SOP. Esto puede ser un tema sensible, especialmente para empleados con más tiempo en la empresa. Pueden estar acostumbrados a hacer las cosas de cierta manera y quizás no vean aún los beneficios de realizar los cambios necesarios.
Por esta razón, es importante que tus sesiones de capacitación sean relajadas, con actividades sin riesgo, para que tu equipo se sienta cómodo y seguro durante estos entrenamientos. Esto es parte de construir una mayor confianza y familiaridad con tu empresa, teniendo en cuenta que "aprender haciendo" suele ser la manera más efectiva de capacitación.
Mantener tu SOP a lo largo del tiempo Una vez que hayas implementado tu SOP, hazlo una práctica regular verificar con tu equipo para asegurarte de que lo estén usando. Descubre si hay algún problema con el SOP actual.
Simplemente pregunta a tu equipo si lo están usando, y si no lo están, haz preguntas sobre por qué. Podría haber un problema que no conocías, o un miembro del equipo ha encontrado una mejor manera de ejecutar el proceso. Inicia un bucle de retroalimentación con tus compañeros de equipo de inmediato usando recursos como HiveMind. Cuanto antes actúes, antes podrás hacer un SOP mejor que impactará positivamente en tus procesos y tu equipo.